Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Nieuwsbrief:
Iedereen die via de site of via YouTube reageert met een e-mailadres, komt in het nieuwsbrieven bestand. Ik leg de namen en de e-mailadressen vast in een lijst op Mailchimp. Dit bestand wordt beschermd met een wachtwoord.  De ingeschreven  mensen krijgen 2-3 keer per jaar een nieuwsbrief. Als je die niet meer wil ontvangen, kan je je  uitschrijven, onder aan de nieuwsbrief.

In de toekomst komt er op de site ook een aanvinkvakje om je op die manier te abonneren.
In de nieuwsbrief van mei 2018 legt FW uit welke gegevens er zijn, hoe deze worden gebruikt en vraagt om eventueel uit te schrijven.

Ingeschreven cursisten:
Na een gratis proefles, krijgt de enthousiaste cursist een inschrijfformulier mee.
Gevraagd wordt naar achternaam, voorletters, roepnaam, adres, postcode, woonplaats, telefoon vast en mobiel en het e-mailadres. Verder wordt de startdatum en de inschrijfdatum genoteerd.
Deze gegevens zijn van belang voor de factuur en de inschrijving. Inschrijfdatum en startdatum zijn niet altijd dezelfde.

De gegevens van het inschrijfformulier worden gebruikt voor de factuur en om contact te krijgen met de cursist in geval van nood. De cursist krijgt ook de nieuwsbrief en eventueel belangrijk mededelingen per mail.
Zodra de cursist (schriftelijk) opzegt, gaat dit schrijven inclusief het inschrijfformulier naar het achterste  gedeelte van de map Inschrijvingen. Vijf jaar na het opzeggen worden de gegevens vernietigd.

De map inschrijvingen wordt niet bewaard op het werkadres.
De gegevens zijn ook digitaal opgeslagen op de computer op het thuisadres, onder een wachtwoord.

Er worden geen gegevens uitgewisseld met andere cursisten zonder toestemming van de betrokken mensen.

Vorderingen van de cursist
In de portfolio’s van de cursisten worden de vorderingen bijgehouden. Dit gebeurt speels. De portfolio’s  liggen in de modestudio. Natuurlijk zijn die gegevens alleen voor de cursisten zelf, tenzij ze die zelf met elkaar willen delen.

Gegevens corrigeren of verwijderen:
Als de cursist daar om vraagt kunnen gegevens worden gewist, mist er geen vordering middels een factuur loopt of gaat lopen.

Voor het plaatsen van foto’s werd er altijd al toestemming gevraagd, maar vanaf 25 mei 2018 zal dit middels een formulier gebeuren.

Personeel:
Van sollicitanten waarmee is gesproken en waarvan de gesprekken niet hebben geleid tot een samenwerking, worden de gegevens gewist.

De afspraken met ZZP’ers worden bewaard op het thuisadres.

Functionaris gegevensbescherming
Aangezien de administratie van FW slechts  door één persoon wordt geregeld, is het niet noodzakelijk om een aparte functionaris aan te stellen. Er is immers niemand die in de administratie kan kijken.

Datalek:
Indien er een lek is van gegevens, zullen de betrokken cursisten daarvan op de hoogte worden gesteld. Ook wordt het lek onderzocht en zal het probleem voor de toekomst worden verholpen. Het lek zal ook aan de overheid worden gemeld volgens de AVG-voorwaarden.

Transparantie:
Bij de factuur van juni 2018, die half mei 2018 zal worden verstuurd, zal een extra uitleg zitten van FW aan de klanten over de gegevensbescherming.
Verder zullen de algemene voorwaarden worden aangepast (AVG-proof) en zal er op de website onder het eerste tabblad een extra aantekening worden gemaakt over de manier waarop FW met gegevens van de klanten omgaat. Dat is deze pagina.

Mocht u vragen hebben. dan kunt u mij mailen: fiftywaysstudio@online.nl

Kitty Witmond,
directeur Fifty Ways